Tema 10: organización y descripción

Este tema trata de cuál es la organización y descripción de los documentos. Antes que nada se tienen que tratar de acuerdo con el orden de llegada, de esta manera queda reflejado cuál es la función de la institución que los acoge. Para conseguirlo hay dos vías: la historia de la entidad y cómo se organiza el fondo. Todo esto lleva a realizar tres tareas: clasificar y ordenar los documentos, y elaborar un esquema de la clasificación.

Los tipos documentales se pueden decir que son:

• resoluciones, acuerdos; son documentos de decisión.
• comunicaciones, notificaciones y publicaciones; de transición.
• actas, certificados, certificaciones y acto presunto; de constancia.
• informes; de juicio.
• solicitudes, denundias, alegaciones y recursos; de los ciudadanos.

Expedientes y series, hay varias definiciones de ambos, por lo que respecta a el primero corresponde a la administración y se puede tramitar de oficio o por solicitud. La ejecución de los mismos dependerá del tipo de procedimiento. En la serie documental tienen una clasificación lógica y ordenación física y a la hora de elegir un sistema de clasificación se tiene que tener en cuenta que sea estable, objetivo y que su criterio surja del proceso administrativo del cual son resultado. Por supuesto, tienen que tener una ordenación física con sus correspondientes criterios (cronológica, alfabética, numérica, conceptos).

La descripción del material que se encuentra en el archivo depende de unos instrumentos de descripción que son una guía (censo-guía, de fuentes, orgánica, de archivo), el inventario (smero, analítico) y por último, el catálogo.