Tema 10: organización y descripción

Este tema trata de cuál es la organización y descripción de los documentos. Antes que nada se tienen que tratar de acuerdo con el orden de llegada, de esta manera queda reflejado cuál es la función de la institución que los acoge. Para conseguirlo hay dos vías: la historia de la entidad y cómo se organiza el fondo. Todo esto lleva a realizar tres tareas: clasificar y ordenar los documentos, y elaborar un esquema de la clasificación.

Los tipos documentales se pueden decir que son:

• resoluciones, acuerdos; son documentos de decisión.
• comunicaciones, notificaciones y publicaciones; de transición.
• actas, certificados, certificaciones y acto presunto; de constancia.
• informes; de juicio.
• solicitudes, denundias, alegaciones y recursos; de los ciudadanos.

Expedientes y series, hay varias definiciones de ambos, por lo que respecta a el primero corresponde a la administración y se puede tramitar de oficio o por solicitud. La ejecución de los mismos dependerá del tipo de procedimiento. En la serie documental tienen una clasificación lógica y ordenación física y a la hora de elegir un sistema de clasificación se tiene que tener en cuenta que sea estable, objetivo y que su criterio surja del proceso administrativo del cual son resultado. Por supuesto, tienen que tener una ordenación física con sus correspondientes criterios (cronológica, alfabética, numérica, conceptos).

La descripción del material que se encuentra en el archivo depende de unos instrumentos de descripción que son una guía (censo-guía, de fuentes, orgánica, de archivo), el inventario (smero, analítico) y por último, el catálogo.

Tema 9: Retención y conservación

El tema trata en cuestión el lugar donde se va a guardar los documentos. Primero hace una definición desde el punto de vista arquitectónico y, posteriormente, habla de una serie de puntos que entran en juego a la hora de elegir o construir un edificio. Éstos son:

• emplazamiento del archivo.
• errores a evitar.
• situación ideal para construir.
• y por último, qué debe de hacerse en caso de ser un edifico antiguo o moderno, y cuáles tienen que ser sus características arquitectónicas.

y las dependencias que deben encontrarse en él son de tres:

• área reservada.
• área privada.
• área público.

Analiza todo lo referente al depósito (ubicación, dimensión), a la vez de cuáles deben de ser las condiciones ambientales y de seguridad que han de tener y qué tipo de mobiliario han de adoptar. Por último, en lo que respecta a las unidades de instalación/sistema de protección individual comenta que dependerá del espacio y del tipo del documento a archivar.

Tema 8; selección y valoración de los documentos

Valor de los documentos

1. valor primario.
2. valor secundario.

El documento desde que se crea tiene un valor administrativo (que pierde con el tiempo) pero a la vez adquiere otro que es legal, jurídico o probatorio.Conforme pasa el tiempo tienen un valor que sirve para la investigación histórica y cultural. Es lo llamado valor secundario.
El diccionario de terminología archivística habla de los valores:

1. v. informativo, son los documentos que se utilizan como referencia o investigación.
2. v. intrínseco, el documento depende tanto del valor como del contenido.

Cuando se valora un documento, se sigue un procedimiento en el que se estudia el origen funcional, la naturaleza de lo que recoge el documento, el valor que tiene...

A la hora de valorar, los criterios a seguir son:

• la jerarquía administrativa y funcional
• los valores primarios.
• los valores secundarios. Éstos son a su vez:

- v. testimoniales.
- v. informativos (refieridos a personas, cosas y fenómenos, según Schellenberg).
Para saber dicho valor se ha de considerar : exclusividad, forma que tiene e importancia.

Identificación, valoración y selección de series documentales

Todo esto lo recoge el reglamento del Sistema Andaluz de Archivos. El AGA se encargó der realizar todo el desarrollo para poder identificar y valorar las series documentales. La estructura de la plantilla que se creó se dividió en cinco áreas:

1. identificación
2. valoración
3. selección
4. observaciones
   
5. área de control

La selección que se produce en dos etapas:

• de carácter conceptual
  
• público.

Además se hace tres grados sucesivos que son:

1. depuración de expedientes.
2. una primera selección.
3. una segunda selección.

Métodos de selección
Primero se hará:

• selección pieza por pieza,.
• s. cualitativa: s. c. intrínseca y s.c. extrínseca (que es, a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada)
• s. por muestreo. Tipos: aleatorio y sistemático.
• calendario de disposición. Tenemos de disposición general y especiales.
• eliminación.
  

Tema 7: la gestión de documentos

La gestión de los documentos sigue la Norma ISO 15489, que es la primera norma internacional, y su primera edición es de 2001 por el Technical Committee ISO/ TC 46, Inforation and Documentation, Subcommittee Sc 11, Archives/Recordos Management.
Se desarrolló en los países miembros de la ISO. Su objetivo fue garantizar que una organización pueda crear, conservar y utilizar los documentos de archivos.
Consta de dos partes:
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1. ISO 15489-1:2001, que proporciona una guía que dice cómo gestionar los documentos de archivos.
2. ISO 15489-2:2001, es un informa técnico que da una metodología para su implantación. Dicho informe se basa en la metodología DIRKS, siendo su antecedente AS 4390.

Los pasos de la metodología ISO 15489 son:

• Investigación preliminar.
• Analizar actividades comerciales.
• Identificar los requerimientos en relación con la gestión de documentos.
• Evaluar los sistemas que hay.
• Identificar estrategias para satisfacer los requerimientos en relación con la gestión de documentos.
• Diseñar un sistema de gestión de documentos.
• Implementar dicho sistema y su posterior revisión.