Qué futuro se prevé en los archivos con la web 2.0

El concepto web 2.0 no hace referencia a un modelo de negocio inédito, a la aparición de nuevas tecnologías, o a una revolución en la concepción del papel de la sociedad en la Red, sino que supone una confluencia de determinadas tendencias que venían desarrollándose en estos ámbitos, que ha permitido caracterizar y da lugar a la situación actual en la evolución de la Web. Ésta engloba una serie de nuevas herramientas (Twitter, blog, Facebook…) que ha de tenerse en cuenta sobre todo por los profesionales de la información, para así no quedarse atrás en este rápido avance que está teniendo la tecnología. Así pues, todos los profesionales de la información (documentalistas, archiveros, bibliotecarios…) tienen que adaptarse a todos estos cambios, y no sólo eso, también buscar la manera de hacer que estas nuevas herramientas les sirvan en el desarrollo de su profesión para poder buscar, intercambiar y difundir información de manera más eficaz.
En su gran mayoría, estas nuevas herramientas sirven para interaccionar y comunicarse entre los usuarios. Es aquí donde tienen que sacar el verdadero provecho el profesional de la información, en nuestro caso, el archivero. Ya que facilita poder trabajar de forma más eficaz y sobre todo, un punto muy importante, trabajar a tiempo real. Con todo esto se ganaría no sólo en tiempo, también en evitar muchas molestias y papeleos, éstos incluso se podrían realizar desde un móvil de última generación, por lo que se tendría la posibilidad de resolver, desde el propio trabajo, cualquier tipo de problema burocrático que se tuviese con la administración. Sería un gran avance y podríamos solucionar el famoso “vuelva usted mañana”, y así nos evitaría la molestia de ir una y otra vez a tratar de arreglarlo.
Hacer que las herramientas web 2.0 sea un modo de presentar la información y un medio de acceso a sistemas va a favorecer al usuario poder acceder a dichos sistemas de información, y en el caso de las administraciones públicas permitirá que haya más transparencia en la gestión que realizan.
Otro punto importante a la hora de utilizar estas nuevas herramientas, son que evitaríamos el uso tan indiscriminado de papel que a veces se hace, esto es, que se ganaría en mejorar del medio ambiente. Puede parecer poco relevante ya que no se le suele dar mucha importancia pero es otro factor a tener muy en cuenta, y no sólo el mejorar el trabajo y la difusión de la información.
En lo referente más concretamente a los archivos, como servicios de información, generan una importante cantidad de contenidos y cada día son más los que se publican en la Web. De hecho, cada vez son más los contenidos creados específicamente para la Web, como herramienta que permite mejorar las tareas de difusión y comunicación del archivo. Muchos de ellos pueden ser recopilados por los usuarios a su antojo como por ejemplo con los RSS (la Subdirección General de los Archivos Estatales ya tiene la suya propia, del Ministerio de Cultura español ), sin tener que visitar periódicamente los sitios web de los archivos en los que está interesado para comprobar si han publicado algo nuevo. Contenidos que puede utilizar y reutilizar (teniendo siempre cuidado con las licencias). Las posibilidades que se abren son muchas, como poder acceder desde un único sitio a los sistemas de información que queramos y crear nuestro propio portal de archivos. Además de poder acceder a la información, el usuario encuentra ahora nuevas posibilidades de comunicarse con el archivo, y por supuesto, emplear esa comunicación con los usuarios para mejorar los servicios de los archivos. Es más, el usuario puede participar en algunas tareas y servicios del archivo, aportando su conocimiento y dotando de valor añadido a los productos del archivo
En definitiva, la web 2.0 en los archivos sería una nueva manera de organizar toda la información y permitiendo a su vez, acceder a ella de modo más fácil.

Simulación en twitter del procedimiento para obtener la nacionalidad española

El procedimiento que he elegido ha sido cómo obtener la nacionalidad española.El órgano donde se van a presentar los documentos es en el Registro civil, quien se encarga de tramitarlo es el juez encargado de dicho Registro.Éste trámite suele durar entre 18-24 meses y es el Consejo de Ministros quien lo apruebe quedando reflejado en un Real Decreto que se publicará en el BOE.
Documentos que son necesarios: partida nacimiento,certificado de antecedentes penales del país de origen, del mº de justicia, de empadronamiento,tarjeta de residencia, pasaporte, certificado nacimiento los de fuera de españa, certificado matrimonio(casado español/a; viudo/a), copia de la resolución judicial si está bajo tutela.
Todo esto se podrá encontrar en twitter con el hastag #chiquitinc2.

Proceso administrativo de la nacionalidad española

Nacionalidad por origen

Nacionalidad originaria. ¿Quiénes son españoles de origen?: (Art. 17 CC)

Nacionalidad originaria: es aquella que la persona adquiere desde el momento de su nacimiento. Son españoles de origen:

• Los nacidos de padre o madre española.
• Los nacidos en España cuando sean hijos de padres extranjeros si, al menos uno de los padres, ha nacido en España (se exceptúan los hijos de diplomáticos).
• Los nacidos en España de padres extranjeros, si ambos carecen de nacionalidad (apátridas), o si la legislación de ninguno de ellos atribuye al hijo una nacionalidad.
• Los niños nacidos en España de los que se desconoce la identidad de los padres. Se presume como nacidos en España los menores cuyo primer lugar de estancia conocido sea España.

Nacionalidad por Adopción-Opción

Nacionalidad adquirida por adopción: (Art.19 CC) adquirirá la nacionalidad española cualquier menor de dieciocho años que sea adoptado por un español. Si el adoptado es mayor de dieciocho años, podrá conseguir la nacionalidad si así lo solicita en los dos años siguientes a la adopción.

Nacionalidad por opción: (Art.20 CC) la opción es un beneficio que nuestra legislación ofrece a extranjeros que se encuentran en determinadas condiciones, para que adquieran la nacionalidad española. Tendrán derecho a adquirir la nacionalidad española por esta vía:

• Aquellas personas que estén o hayan estado sujetos a la patria potestad (más información) ( CONTENIDO EN POP UP ) de un español.
• Aquellas personas cuyo padre o madre hubiera sido español y hubiera nacido en España.
• Aquellas personas cuya determinación de la filiación (la determinación de la filiación significa establecer quiénes son los padres de una persona) o nacimiento en España se produzca después de los dieciocho años de edad. En este supuesto, el plazo para optar a la nacionalidad es de dos años desde que se determina la filiación o el nacimiento.
• Aquellas personas cuya adopción por españoles se produzca después de los dieciocho años de edad. En este caso el derecho a optar existe hasta que transcurra el plazo de dos años a partir de la constitución de la adopción.

Carta de naturaleza

Nacionalidad por carta de naturaleza: (Art.21 CC) esta forma de adquisición de la nacionalidad será otorgada por el Gobierno mediante Real Decreto cuando concurran circunstancias excepcionales .Ejemplo de ello es el acuerdo aprobado por el Consejo de Ministros de 12-marzo de 2004 tras el atentado ocurrido en Madrid el día 11-3-04, aprobando la concesión de nacionalidad española a las víctimas y familiares directos (heridos, cónyuge, ascendientes y descendientes en primer grado de consaguinidad de los fallecidos)-RD 453/2004, de 18 de marzo.

Posesión de estado

Nacionalidad por posesión de estado: (Art.18 CC) tendrá derecho a la nacionalidad española aquella persona que haya poseído y utilizado esta nacionalidad durante diez años, de forma continuada, de buena fe (sin que tenga conocimiento de la situación real, es decir, de que no era español en realidad), en base a un título inscrito en el Registro Civil. La nacionalidad española no se perderá aunque se anule el título inscrito en el Registro Civil.

Residencia

Nacionalidad por residencia: esta forma de adquisición de la nacionalidad exige la residencia de la persona en España durante diez años de forma legal, continuada e inmediatamente anterior a la petición. Existen casos en los que el período de residencia exigido se reduce; estos son:

• Cinco años: para la concesión de la nacionalidad española a aquellas personas que hayan obtenido la condición de refugiado.
• Dos años: para los nacionales de países iberoamericanos, Andorra, Filipinas, Guinea Ecuatorial, Portugal o países sefardíes.
• Un año para:
• El que haya nacido en territorio español.
• El que no ejerció debidamente su derecho a adquirir la nacionalidad española por opción.
• El que haya estado sujeto legalmente a la tutela (bajo la vigilancia de un tutor), guarda o acogimiento (más información) ( CONTENIDO EN POP UP )de un ciudadano o institución españoles durante dos años consecutivos, incluso si continuare en esta situación en el momento de la solicitud.
• El que, en el momento de la solicitud, lleve un año casado con un español o española y no esté separado legalmente o de hecho.
• El viudo o viuda de española o español, si en el momento de la muerte del cónyuge no estaban separados, de hecho o judicialmente (más información) ( CONTENIDO EN POP UP ).
• El nacido fuera de España de padre o madre, abuelo o abuela, que originariamente hubieran sido españoles.

¿Dónde y cómo se efectúa la solicitud de nacionalidad?

Dependerá del modo en que se realice la solicitud:

Presencial:

La solicitud se realiza mediante uno de los impresos disponibles a través de esta página web y se presenta en el Registro Civil correspondiente a la localidad en la que resida en solicitante, junto con la documentación oportuna (más información) ( CONTENIDO EN POP UP ). El modelo de solicitud también puede ser obtenido en el Ministerio de Justicia C/ San Bernardo, 45 (entrada por C/Manzana) -28015 Madrid - España

Por correo:

Al Registro Civil de su domicilio. Si el interesado no tuviera su residencia en España podrá enviar su solicitud de nacionalidad junto con la documentación oportuna, bien al Consulado de España en el país en que resida o a la siguiente dirección (más información) ( CONTENIDO EN POP UP ):
Registro Civil Central
C/ Montera 18
28013 Madrid.

Salvo que se trate de solicitud de nacionalidad por carta de naturaleza, en cuyo caso la dirección sería:

Subdirección General de Nacionalidad y Estado Civil
Plaza de Jacinto Benavente, 3
28071 Madrid.

Datos a cumplimentar: En la solicitud de la nacionalidad se indicarán especialmente los datos que se detallan a continuación:

• Nombre y apellidos del interesado, así como su lugar y fecha de nacimiento, si tiene la capacidad exigida al efecto por la Ley española, y nacionalidad actual y anteriores de él y de sus padres.
• Su estado civil; nombres y apellidos y lugar y fecha de nacimiento del cónyuge y de los hijos sujetos a la patria potestad. Si hubiere contraído ulteriores nupcias se hará referencia a los matrimonios anteriores.
• Si está procesado o tiene antecedentes penales. Si ha cumplido el servicio militar o prestación equivalente, exigidos por las leyes de su país, o situación al respecto.
• La residencia en territorio español, con precisión de fechas y lugares y las circunstancias excepcionales que invoca para la obtención de la carta o de la habilitación.
• Las circunstancias que reducen el tiempo exigido; si habla castellano u otra lengua española; cualquier circunstancia de adaptación a la cultura y estilo de vida españoles, como estudios, actividades benéficas o sociales, y las demás que estime conveniente.
• Si se propone residir permanentemente en España y medios de vida con que cuenta.
• En su caso, el compromiso de renunciar a la nacionalidad anterior y de prestar juramento o promesa de fidelidad al Rey y de obediencia a la Constitución y a las Leyes (no será necesaria la renuncia a su nacionalidad cuando se trate de nacionales de países iberoamericanos, de Andorra, Filipinas, Guinea Ecuatorial, Portugal o países sefardíes).

El solicitante tendrá que probar los hechos a que se refieren los cinco primeros números del párrafo anterior, a través de los siguientes documentos:

• Los referidos en los números primero y segundo se acreditarán por certificación del Registro español, en su defecto, por la expedida por el Cónsul o funcionario competente de su país, y de no ser esto posible, por cualquier otro medio. (En el caso de la solicitud de nacionalidad por residencia, si el solicitante está casado/ a con español/ a, aportará certificado de matrimonio expedido por el Registro Civil español correspondiente, y certificación literal de nacimiento del cónyuge español).
• La certificación consular, si es posible, hará referencia también a las circunstancias del número 3 y a la conducta, que se acreditará, además, por certificado de la autoridad gubernativa local y por el del Registro Central de Penados y Rebeldes. (Documentos necesarios: Certificado de antecedentes penales del país de origen y Certificado de antecedentes penales ( CONTENIDO EN POP UP )expedido en España). Es posible obtener este certificado de antecedentes penales a través de la página web www.justicia.es.
• Para la concesión de la nacionalidad por residencia, ésta (la residencia) se acreditará, de ser posible, por información del Gobierno Civil o de la Dirección General de la Policía del Ministerio del Interior.
• Los demás hechos y circunstancias se acreditarán por cualquier medio de prueba adecuado admitido en derecho (ej. En el caso de la solicitud de la nacionalidad por residencia, además hay que presentar un certificado de empadronamiento).
• El Encargado, en el expediente de concesión de nacionalidad por residencia, oirá personalmente al peticionario, especialmente para comprobar el grado de adaptación a la cultura y estilo de vida españoles, y procurará oír también al cónyuge por separado y reservadamente sobre el cambio de nacionalidad y circunstancias que en ello concurren.

La documentación que se hubiera expedido en idioma extranjero deberá presentarse traducida y legalizada (más información) ( CONTENIDO EN POP UP ).

¿Cómo transcurre el procedimiento?

Una vez presentada la solicitud y el resto de los documentos requeridos ante el Registro Civil del domicilio del interesado, tal solicitud será tramitada por el Juez encargado de ese Registro. Asimismo, el Juez encargado del Registro, oirá al peticionario, especialmente para comprobar el grado de adaptación a la cultura y estilo de vida españoles. A la vista de los documentos aportados y de la entrevista con el peticionario, el Juez encargado resolverá conceder o no la nacionalidad.

En caso de que sea concedida la nacionalidad deberán, además, cumplirse los siguientes trámites:

• El solicitante, siempre que sea mayor de 14 años, deberá jurar o prometer fidelidad al Rey y obediencia a la Constitución y a las leyes.
• Deberá renunciar a su anterior nacionalidad en su caso (excepto en los casos de los nacionales de países iberoamericanos, Andorra, Filipinas, Guinea Ecuatorial, Portugal o países sefardíes).
• Ese otorgamiento de nacionalidad deberá inscribirse en el Registro Civil.

Contra la denegación de la solicitud de nacionalidad cabe recurso ante la Dirección General de los Registros y el Notariado que habrá de presentarse en el plazo de un mes desde la notificación de la resolución.

• ¿Cuánto dura el procedimiento?: la realización de los trámites procedimentales anteriormente aludidos suele durar entre 18 y 24 meses.
• Supuesto especial: procedimiento de solicitud de nacionalidad por carta de naturaleza: para solicitar la adquisición de nacionalidad por carta de naturaleza será necesario dirigir un escrito al Ministro de Justicia. En ese escrito habrán de incluirse, además de los datos personales del solicitante, las circunstancias excepcionales en las que basa su solicitud de nacionalidad (más información) ( CONTENIDO EN POP UP ). La exposición de esas circunstancias excepcionales deberá ser lo más detallada posible, a fin de que se disponga de suficiente información para valorar la solicitud.

Una vez estudiada la solicitud, si el Ministro de Justicia entiende que en el solicitante concurren las circunstancias excepcionales que justifiquen el otorgamiento de la nacionalidad española, propondrá, al Consejo de Ministros, que se otorgue esa solicitud.

Aceptada la propuesta por el Consejo de Ministros, el otorgamiento de la nacionalidad al solicitante quedará reflejado en un Real Decreto que será publicado en el Boletín Oficial del Estado.

Tema 12: estudios de usuarios de archivo

Para terminar este último tema trata sobre los estudios de los usuarios de archivo. Para ello se comienza con dos definiciones en las cuales nos dicen que con éstos lo que se trata es de conocer las necesidades de dichos usuarios para así poder evaluar los recursos que se tienen, medir cuál es la eficicia de los centros de información, conocer la estructura y dinámica de los investigadores y facilitar la realización de cursos de usuarios.

Para poder desarrollar este estudio se necesitarán unos indicadores que son los biográficos (informan sobre quiénes son los usuarios) y los bibliográficos (cuánta materia se consume). La forma en que se recogen los datos serán bien por métodos directos y son encuesta por correo (se realizará un buen diseño del cuestionario y tipo de preguntas) y por la entrevista personal. Cada uno de ellos tendrá sus ventajas y desventajas. Los métodos indirectos que son los análisis de las peticiones de documentos (se realiza sobre la base de las peticiones de préstamo o de consulta en sala y de fotocopias de los documentos.)

Tema 11. El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad

En la introducción de este tema, nos va a hablar de las definiciones de norma y normalizar, y es a partir de aquí que se plantea el proceso de normalizar. Ahora bien, en archivística, normalización afecta a la gestión documental, administración de archivos y al tratamiento de los documentos. En la evolución de las normas de descripción de archivística hay dos buenos ejemplos:

• el caso de EEUU; Archives, Personal Papers and Manuscrips (APPM), se divide en dos partes una se dedica a la descripción y otra a los puntos de acceso.
• de Gran Bretaña; Manual of Archival Description (MAD), ésta se divide en cinco partes una es una introducción general, mientras que las otras tratan los elementos, estructura, formatos, ejemplos prácticos de la descripción y unas recomendaciones de algunos tipos documentales.
• de Canadá; Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA), para cada nivel de descripción permite a la vez dos niveles, uno con la información mínima para identificar y describir la unidad documental, y otro que recoge los elementos posibles que aporten las reglas y servirán para completar dicha descripción.

Posteriormente se hace una comparativa de la RDDA (Canadá) y la APPM (EEUU), ambas se basan en la AACR2.

Debido a la dificultad para unficar estas tres reglas, se quiso llegar a un consenso para que hubiense una única regla que fuese reconocida de manera internacional en todo el mundo. Por ello, se realizó una serie de reuniones (Ottwa, París, Wroclaw, Alemania, Madrid...) en la cuales se quiso llegar definitivamente a dicho consenso. Así pues, en 1998 se acabó el período de revisión de la 1ª revisión de la ISAD (G), siendo en ese mismo año el proyecto de la 2ª. Es, en 1999, cuando se aprueba la 2ª edición que se presentó en el 2000 en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla.

Según la ISAD (G), la descripción archivística tiene una parte técnica llamada descripción multinivel en las que se diferencia dos grados:

1. descrición de cada uno de los niveles que componen el fondo.
2. es la relación de manera jerárquica de las descripciones anteriores.

Además, establece un grupo de cinco niveles que van de la general a lo específico, eso sí, la ISAD (G) no obliga a qué nivel hay que llegar. Para que haya una correcta aplicación, hay cuatro reglas generales que han de seguirse:

1. regla de descripción de lo general a lo particular.
2. de información pertinente para el nivel de descripción.
3. de vinculación de las descripciones.
4. no repetición de la información.

Seguidamente nos habla de cúal es su estructura: sus áreas (de mención de identidad, de contexto, de contenido y estructura, de condiciones de acceso y utilización, de materiales relacionados, de notas y áreas de control de la descripción) y sus elementos. También nos comenta cuál es la finalidad del control de las autoridades, que para poder ejercerlo, se tiene que permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades; actuar como sistema de referencia e información y facililtar el intecmbio de información archivística, bibliográfica y documental.

Otra norma importante es la ISAAR (CPF), cuya función es dar reglas generales para poder establecer registros de autoridad archivísticos que describan autoridades, personas y familias que se consideren creadores en las descripciones de los documentos de archivo. Al igual que la anterior norma, se habla de cuál es su estructura y demás.

Por último, nos habla de la descripción archivística codificada: EAD, se define como una estructura de datos normalizados para instrumentos de descripción, de esta manera, permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la infomación contenida. Así pues, la EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística, y se basa en SGML-XML. Ahora bien, los instrumentos a codificar son, principalmente, los inventarios y registros aunque en un futuro se pretenden extender a otros como las guías de archivos. El objetivo principal es facilitar tanto la búsqueda como la vixualización de instrumentos de descripción en el mundo electrónico.

Un documento EAD consta de tres partes:

• la cabecera.
• la información preliminar.
• el instrumente de descripción.

Tema 10: organización y descripción

Este tema trata de cuál es la organización y descripción de los documentos. Antes que nada se tienen que tratar de acuerdo con el orden de llegada, de esta manera queda reflejado cuál es la función de la institución que los acoge. Para conseguirlo hay dos vías: la historia de la entidad y cómo se organiza el fondo. Todo esto lleva a realizar tres tareas: clasificar y ordenar los documentos, y elaborar un esquema de la clasificación.

Los tipos documentales se pueden decir que son:

• resoluciones, acuerdos; son documentos de decisión.
• comunicaciones, notificaciones y publicaciones; de transición.
• actas, certificados, certificaciones y acto presunto; de constancia.
• informes; de juicio.
• solicitudes, denundias, alegaciones y recursos; de los ciudadanos.

Expedientes y series, hay varias definiciones de ambos, por lo que respecta a el primero corresponde a la administración y se puede tramitar de oficio o por solicitud. La ejecución de los mismos dependerá del tipo de procedimiento. En la serie documental tienen una clasificación lógica y ordenación física y a la hora de elegir un sistema de clasificación se tiene que tener en cuenta que sea estable, objetivo y que su criterio surja del proceso administrativo del cual son resultado. Por supuesto, tienen que tener una ordenación física con sus correspondientes criterios (cronológica, alfabética, numérica, conceptos).

La descripción del material que se encuentra en el archivo depende de unos instrumentos de descripción que son una guía (censo-guía, de fuentes, orgánica, de archivo), el inventario (smero, analítico) y por último, el catálogo.

Tema 9: Retención y conservación

El tema trata en cuestión el lugar donde se va a guardar los documentos. Primero hace una definición desde el punto de vista arquitectónico y, posteriormente, habla de una serie de puntos que entran en juego a la hora de elegir o construir un edificio. Éstos son:

• emplazamiento del archivo.
• errores a evitar.
• situación ideal para construir.
• y por último, qué debe de hacerse en caso de ser un edifico antiguo o moderno, y cuáles tienen que ser sus características arquitectónicas.

y las dependencias que deben encontrarse en él son de tres:

• área reservada.
• área privada.
• área público.

Analiza todo lo referente al depósito (ubicación, dimensión), a la vez de cuáles deben de ser las condiciones ambientales y de seguridad que han de tener y qué tipo de mobiliario han de adoptar. Por último, en lo que respecta a las unidades de instalación/sistema de protección individual comenta que dependerá del espacio y del tipo del documento a archivar.

Tema 8; selección y valoración de los documentos

Valor de los documentos

1. valor primario.
2. valor secundario.

El documento desde que se crea tiene un valor administrativo (que pierde con el tiempo) pero a la vez adquiere otro que es legal, jurídico o probatorio.Conforme pasa el tiempo tienen un valor que sirve para la investigación histórica y cultural. Es lo llamado valor secundario.
El diccionario de terminología archivística habla de los valores:

1. v. informativo, son los documentos que se utilizan como referencia o investigación.
2. v. intrínseco, el documento depende tanto del valor como del contenido.

Cuando se valora un documento, se sigue un procedimiento en el que se estudia el origen funcional, la naturaleza de lo que recoge el documento, el valor que tiene...

A la hora de valorar, los criterios a seguir son:

• la jerarquía administrativa y funcional
• los valores primarios.
• los valores secundarios. Éstos son a su vez:

- v. testimoniales.
- v. informativos (refieridos a personas, cosas y fenómenos, según Schellenberg).
Para saber dicho valor se ha de considerar : exclusividad, forma que tiene e importancia.

Identificación, valoración y selección de series documentales

Todo esto lo recoge el reglamento del Sistema Andaluz de Archivos. El AGA se encargó der realizar todo el desarrollo para poder identificar y valorar las series documentales. La estructura de la plantilla que se creó se dividió en cinco áreas:

1. identificación
2. valoración
3. selección
4. observaciones
   
5. área de control

La selección que se produce en dos etapas:

• de carácter conceptual
  
• público.

Además se hace tres grados sucesivos que son:

1. depuración de expedientes.
2. una primera selección.
3. una segunda selección.

Métodos de selección
Primero se hará:

• selección pieza por pieza,.
• s. cualitativa: s. c. intrínseca y s.c. extrínseca (que es, a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada)
• s. por muestreo. Tipos: aleatorio y sistemático.
• calendario de disposición. Tenemos de disposición general y especiales.
• eliminación.
  

Tema 7: la gestión de documentos

La gestión de los documentos sigue la Norma ISO 15489, que es la primera norma internacional, y su primera edición es de 2001 por el Technical Committee ISO/ TC 46, Inforation and Documentation, Subcommittee Sc 11, Archives/Recordos Management.
Se desarrolló en los países miembros de la ISO. Su objetivo fue garantizar que una organización pueda crear, conservar y utilizar los documentos de archivos.
Consta de dos partes:
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1. ISO 15489-1:2001, que proporciona una guía que dice cómo gestionar los documentos de archivos.
2. ISO 15489-2:2001, es un informa técnico que da una metodología para su implantación. Dicho informe se basa en la metodología DIRKS, siendo su antecedente AS 4390.

Los pasos de la metodología ISO 15489 son:

• Investigación preliminar.
• Analizar actividades comerciales.
• Identificar los requerimientos en relación con la gestión de documentos.
• Evaluar los sistemas que hay.
• Identificar estrategias para satisfacer los requerimientos en relación con la gestión de documentos.
• Diseñar un sistema de gestión de documentos.
• Implementar dicho sistema y su posterior revisión.

Wikipedia, tema 4

Sistema de archivos, consiste en un conjunto de actividades que se articula a través de una red de centros y servicios técnicos, todo ello lo hace para estructurar la recogida, transferencia, depósito organización descripción y servicio de los documentos. El sistema de archivo español vio la luz en la Constitución de 1978, las competencias se reparten entre el Estado y las CCAA. Ese reparto existe gracias la aplicación de una legislación estatal como es La Ley de Patrimonio Histórico (1985) y sus posteriores decretos de desarrollo; al igual que una legislación autonómica como La Ley de Archivos de Andalucía.

El sistema archivístico de España es competencia del Ministerio de Cultura que se la encomienda a la Dirección General del Libro, Archivo y Bibliotecas desarrollándose a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales, su función es elaborar, dirigir y coordinar todas las actuaciones que se encamina a la custodia, conservación y difusión de Patrimonio Documental Español.

El sistema archivístico español

Está formado por órganos y centros. A continuación, se da cada uno de los integrantes de estos dos grupos. En lo que corresponde a los órganos está compuesto por:

1. El Centro de Información Documental de Archivos ( CIDA). Tiene como misión fundamental la de difundir y dar a conocer el rico contenido del Patrimonio Documental Español. Esta difusión la realiza principalmente mediante la producción de distintas bases de datos especializadas accesibles en línea.



2. La Junta Superior de Archivos. Órgano consultivo de la Administración General del Estado con las siguientes funciones:
   
   -Elevar las propuestas que considere convenientes para la mejora de la investigación, conservación, enriquecimiento, protección y difusión de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y de los archivos.
   -Asesorar e informar sobre las cuestiones relativas al Patrimonio Documental y los Archivos.



3. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Sus funciones consisten en el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.



4. El Servicio de Reproducción de Documentos de Archivos Estatales. Es un centro dependiente de la Subdirección General de los Archivos Estatales que tiene como misión principal la reproducción del Patrimonio Documental como medida de seguridad para la conservación del mismo.



5. El Instituto del Patrimonio Histórico. Sus funciones son:
   
   -Elaborar y ejecutar planes para la conservación y restauración de los bienes muebles e inmuebles del Patrimonio Histórico Español.
   -Establecer las líneas prioritarias de investigación en criterios, métodos y técnicas de conservación y restauración de dicho Patrimonio.
   -Procesar, archivar y difundir la documentación disponible sobre patrimonio histórico, generada en la elaboración de los trabajos realizados.
   -Formar técnicos y especialistas que atiendan a los fines del Instituto.
   -Promocionar y fomentar los proyectos de investigación arqueológica española en el exterior.
   -Proponer convenios con otras administraciones y entidades públicas o privadas necesarias para el desarrollo de sus funciones.



6. El Consejo del Patrimonio Histórico. Sus funciones son:
   
   -Conocer los programas de actuación, tanto estatales como regionales, relativos al Patrimonio Histórico Español, así como los resultados de los mismos.
   -Elaborar y aprobar los Planes Nacionales de Información sobre el Patrimonio Histórico, que tienen como objeto fomentar la comunicación entre los diferentes servicios y promover la información necesaria para el desarrollo de la investigación científica y técnica.
   -Elaborar y proponer campañas de actividades formativas y divulgativas sobre el Patrimonio Histórico.
   -Informar de las medidas que se deben adoptar para asegurar la necesaria colaboración con objeto de cumplir los compromisos internacionales contraídos por España que afecten al Patrimonio Histórico Español.
   -Informar sobre el destino de los bienes recuperados de la exportación ilegal.
   -Emitir informes sobre los temas relacionados con el Patrimonio Histórico que el presidente someta a su consulta.
   Cualquier otra función que, en el marco de la competencia del Consejo, se atribuya por alguna disposición legal o reglamentaria.



7. La Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio HIstórico Español. analiza y emite propuestas sobre:
   
   -Solicitudes de exportación de bienes culturales protegidos.
   -Solicitudes de importación de bienes culturales protegidos.
   -Adquisición de bienes culturales por parte del Estado que pasan a formar parte de la colección de museos, archivos y bibliotecas estatales.

En lo correspondiente a los centros, se abarcan los siguientes:

• Archivos Nacionales, está formado por:
  

1. Archivo General de Simancas, está compuesto por 28 secciones, con un total de 412 series. Las secciones responden a otras tantas instituciones de procedencia: los consejos, las secretarías, y sobre todo documentación de naturaleza hacendística.


2. Archivo Histórico Nacional, creado en 1866 para dar cabida a los archivos de las órdenes e instituciones eclesiásticas suprimidas a raíz de la desamortización de Mendizábal. Con el tiempo se fueron agregando otros fondos de procedencia heterogénea, desde la Administración del Estado e instituciones, hasta archivos privados y colecciones.


3. Archivo de la Corona de Aragón, Creado en 1180 para recoger la documentación de la monarquía aragonesa. A este núcleo originario se han añadido otros fondos como el de la Audiencia Territorial de Barcelona, fondos notariales, el Archivo del Real Patrimonio, …


4. Archivo General de Indias, Fundado en 1485 con la idea de reunir en un solo depósito toda la documentación de los organismos centrales de gobierno de las posesiones de ultramar. Son casi 40 mil legajos, distribuidos en 13 secciones que abracan desde 1492 hasta 1892.


5. Archivo General de la Administración, el Archivo General Central se crea en 1858 en el Palacio arzobispal de Alcalá de Henares. A este archivo remitieron, durante 80 años, sus documentos los ministerios y otros órganos administrativos. En el verano 1939, como secuela de la Guerra Civil, fue destruido por un incendio. Y es en 1969 cuando se crea su sucesor, el Archivo General de la Administración Civil.

• Archivos Regionales, lo componen:

1. Archivo del Reino de Valencia, Creado por Felipe V para concentrar la documentación de las distintas instituciones forales, no se hizo efectivo hasta 1810 en que comenzaron a llegar algunos fondos y terminaron en 1959 con el ingreso de los registros de la contaduría de hipotecas. Actualmente su gestión depende de la CCVV.


2. Archivo del Reino de Galicia, formado por los fondos de la Real Audiencia instituida en 1480 por los Reyes Católicos para la administración judicial de Galicia. Su gestión también ha sido transferida a la CCAA.


3. Archivo del Reino de Mallorca, lo compone los fondos documentales de las instituciones del viejo reino balear desde el siglo XIII. Transferida su gestión al Gobierno Balear.


4. Archivos de las Chancillerías de Valladolid y de Granada, son fondos judiciales que comienzan en el siglo XV y finalizan en 1834. En el caso de Granada su gestión ha sido transferida a la Junta de Andalucía.

• Archivos Históricos Provinciales, existen prácticamente en todas las provincias, y recogen:
  • los fondos notariales de las mismas,
  • las contadurías de hipotecas y
  • la documentación de los servicios periféricos de la Administración estatal.

Decir que los archivos del poder ejecutivo, legislativo, judicial y los del ejército quedan fuera del sistema.

Los sistemas autonómicos

Prácticamente todas las comunidades autonómicas tienen sus sistemas archivísticos, bien mediante leyes de archivos, bien diluidos en las leyes de patrimonio histórico a imitación del Estado. Representan unas serie de aspectos en común, que son:

- Orgánicamente van a depender de la consejería que asume las competencias en materia de cultura.
- Los sistemas están integrados por órganos y por centros.
Entre los órganos se diferencian tres tipos:
• Los directivos: encargados de coordinar y diseñar las respectivas políticas sectoriales.
• Los consultivos: concebidos como organismos de asistencia y asesoramiento.
• Los servicios: que desarrollan aspectos concretos de las políticas archivísticas t ales como la restauración, microfilmación , etc.
En cuanto a los segundos, están constituidos por centros y redes de archivos desde dos perspectivas: los archivos públicos y los archivos de interés públicos (de propiedad privada pero que por contar con determinadas subvenciones y/o beneficios fiscales quedan integrados en el sistema respectivo).
- Todas las legislaciones contemplan el acceso de los ciudadanos a la documentación pública, así como el fomento y difusión de sus respectivos patrimonios documentales.

El sistema archivístico de Andalucía
El Sistema Andaluz de Archivos está configurado por una serie de órganos administrativos y consultivos competentes en materia de Archivos y Patrimonio Documental, así como en una red de Archivos que se integran, a su vez, por razón de su titularidad y gestión en subsistemas y redes, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos. Los órganos que lo componen son:

1. Órganos administrativos y consultivos
   
   Órganos CENTRALES:
   - Consejería de Cultura.
   La Consejería de Cultura tiene encomendadas las funciones de fijar la política, la planificación y las directrices en materia de Archivos y Patrimonio Documental en Andalucía, tareas que han quedado plasmadas en los Planes Generales redactados hasta la fecha y cuyos contenidos han establecido las directrices y los objetivos a conseguir en dichas materias. En concreto, a lo largo de los últimos años de la Consejería de Cultura ha potenciado la labor de servicio público que realizan los Archivos de nuestra Comunidad, consolidando todas aquellas actuaciones encaminadas a mejorar su gestión y la calidad de sus servicios a través de la elaboración de un adecuado marco normativo, la mejora de sus infraestructuras, la ampliación de los recursos humanos disponibles y el establecimiento de toda una serie de medidas de fomento encaminadas a mejorar las condiciones de conservación y acceso del Patrimonio Documental Andaluz.
   - Dirección General del Libro y del Patrimonio Bibliográfico y Documental
   - Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico
   - Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos
   - Comisión Coordinadora del Sistema Andaluz de Archivos


2. Órganos PERIFÉRICOS:
   
   - Delegaciones Provinciales de la Consejería de Cultura

También se configura como una red de centros públicos y privados. Para ello, cuenta con un censo de archivos que concentra la información de los Archivos ubicados en esta Comunidad, con independencia de su titularidad, pertenencia a personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza y a su situación de integración en el Sistema Archivístico de Andalucía. Es un instrumento para la identificación y difusión de los Archivos que custodian patrimonio documental de Andalucía y en él se recoge la información básica y esencial para saber sobre estas instituciones y sobre los documentos, fondos y colecciones que conservan, así como sobre los órganos de quienes dependen, el lugar dónde se ubican y la historia de su creación.
La tipología de los archivos de los que ofrecemos información es por tanto muy amplia, abarcando los Archivos Centrales de las Consejerías de la Junta de Andalucía y sus entes instrumentales, el Archivo General de Andalucía, los Archivos Históricos Provinciales, los Archivos Municipales y de Diputaciones, los Archivos de distrito notarial...
La Consejería de Cultura lleva a cabo la elaboración y coordinación de este censo, desde que en 1995 se estableciera un acuerdo con el Ministerio de Cultura para tal fin en ejecución de lo dispuesto en la Ley 3/1984, de 9 de enero de Archivos y en la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español. Establecidas la metodología y sistematización de los trabajos, los primeros datos fueron publicados en 1997, pudiendo ser consultados vía Internet un año después.

Según el tipo de derecho al que se adscribe el organismo productor de archivos, tenemos:

1. Archivos Integrados en el Sistema Andaluz de Archivos
   
   Archivos de Titularidad Autonómica
   Archivos de Titularidad Estatal y Gestión Autonómica
   Archivos Locales
   Archivos Universitarios
   Archivos Privados


2. Archivos No Integrados en el Sistema Andaluz de Archivos
   
   Archivos Públicos
   Archivos Privados

Según el ciclo vital o distintas edades de los documentos:

1. Archivos de Gestión


2. Archivos Centrales.


3. Archivos Intermedios.


4. Archivos Históricos.

Según el valor de la información que contienen los documentos:

1. Archivos Administrativos.


2. Archivos Históricos.
   

Según su metodología y características del materia:

1. Archivos tradicionales


2. “Nuevos archivos”
   -Archivos orales o sonoros: todos los documentos que se registran en soporte sonoro.
   -Archivos audiovisuales: conjunto de documentos donde se combina la imagen, que suele ser animada, con los sonidos.
   -Archivos informáticos: conjunto de documentos que resultan de la informatización de determinadas tareas burocráticas y administrativas.
   Ejemplo: Estadísticas, Gestión de personal (concretamente nóminas), Asuntos...
   - Archivos electrónicos: registros procedentes de la utilización de la tecnología de redes.
   

Análisis del Archivo Histórico como es el de Indias (Sevilla)

El Archivo General de Indias fundamentalmente custodia los fondos producidos por las instituciones creadas por la Administración española para el gobierno y administración de los territorios ultramarinos españoles. Estas instituciones son: Consejo de Indias y Secretarías de Despacho, Casa de la Contratación y Consulados de Sevilla y Cádiz. Asimismo, se conservan otros fondos de instituciones de menor entidad e incluso de particulares relacionados con las colonias españolas en América y Asia.
La finalidad de este Archivo es la conservación de estos fondos y, mediante su organización y descripción, favorecer su difusión para todos los ciudadanos.

A través de su web se puede ver el cuadro de clasificación y un listado de instrumento de rerferencia de este Archivo. También se puede acceder a una base de datos que nos lleva a PARES (Portal de Archivos Españoles) y a un censo-guía de Archivos de España e Iberoamérica. La primera, nos ofrece descripciones e imágenes de todos los documentos conservados en los Archivos, y si es posible información actualizada de los contenidos de que se disponen. El segundo, por su parte, es una guía electrónica de archivos, fondos y colecciones tanto públicas como privadas de España e Iberoamérica.

También se puede ver exposiciones virtuales como:

"Paisajes urbanos de América y Filipinas"
"La aventura humana en el Mediterráneo"

y por supuesto, una magnífica visita virtual del Archivo. Para terminar, dispone también de unos enlaces de interés:

Guía de fuentes para la Historia de América

http://www.mcu.es/guiafuentesdoc/cargarFiltro.do?layout=guiafuentesdoc&cache=init&language=es