En la introducción de este tema, nos va a hablar de las definiciones de norma y normalizar, y es a partir de aquí que se plantea el proceso de normalizar. Ahora bien, en archivística, normalización afecta a la gestión documental, administración de archivos y al tratamiento de los documentos. En la evolución de las normas de descripción de archivística hay dos buenos ejemplos:
el caso de EEUU; Archives, Personal Papers and Manuscrips (APPM), se divide en dos partes una se dedica a la descripción y otra a los puntos de acceso.
de Gran Bretaña; Manual of Archival Description (MAD), ésta se divide en cinco partes una es una introducción general, mientras que las otras tratan los elementos, estructura, formatos, ejemplos prácticos de la descripción y unas recomendaciones de algunos tipos documentales.
de Canadá; Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA), para cada nivel de descripción permite a la vez dos niveles, uno con la información mínima para identificar y describir la unidad documental, y otro que recoge los elementos posibles que aporten las reglas y servirán para completar dicha descripción.
Posteriormente se hace una comparativa de la RDDA (Canadá) y la APPM (EEUU), ambas se basan en la AACR2.
Debido a la dificultad para unficar estas tres reglas, se quiso llegar a un consenso para que hubiense una única regla que fuese reconocida de manera internacional en todo el mundo. Por ello, se realizó una serie de reuniones (Ottwa, París, Wroclaw, Alemania, Madrid...) en la cuales se quiso llegar definitivamente a dicho consenso. Así pues, en 1998 se acabó el período de revisión de la 1ª revisión de la ISAD (G), siendo en ese mismo año el proyecto de la 2ª. Es, en 1999, cuando se aprueba la 2ª edición que se presentó en el 2000 en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla.
Según la ISAD (G), la descripción archivística tiene una parte técnica llamada descripción multinivel en las que se diferencia dos grados:
descrición de cada uno de los niveles que componen el fondo.
es la relación de manera jerárquica de las descripciones anteriores.
Además, establece un grupo de cinco niveles que van de la general a lo específico, eso sí, la ISAD (G) no obliga a qué nivel hay que llegar. Para que haya una correcta aplicación, hay cuatro reglas generales que han de seguirse:
regla de descripción de lo general a lo particular.
de información pertinente para el nivel de descripción.
de vinculación de las descripciones.
no repetición de la información.
Seguidamente nos habla de cúal es su estructura: sus áreas (de mención de identidad, de contexto, de contenido y estructura, de condiciones de acceso y utilización, de materiales relacionados, de notas y áreas de control de la descripción) y sus elementos. También nos comenta cuál es la finalidad del control de las autoridades, que para poder ejercerlo, se tiene que permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades; actuar como sistema de referencia e información y facililtar el intecmbio de información archivística, bibliográfica y documental.
Otra norma importante es la ISAAR (CPF), cuya función es dar reglas generales para poder establecer registros de autoridad archivísticos que describan autoridades, personas y familias que se consideren creadores en las descripciones de los documentos de archivo. Al igual que la anterior norma, se habla de cuál es su estructura y demás.
Por último, nos habla de la descripción archivística codificada: EAD, se define como una estructura de datos normalizados para instrumentos de descripción, de esta manera, permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la infomación contenida. Así pues, la EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística, y se basa en SGML-XML. Ahora bien, los instrumentos a codificar son, principalmente, los inventarios y registros aunque en un futuro se pretenden extender a otros como las guías de archivos. El objetivo principal es facilitar tanto la búsqueda como la vixualización de instrumentos de descripción en el mundo electrónico.
Un documento EAD consta de tres partes:
