El sistema archivístico español
- El Centro de Información Documental de Archivos ( CIDA). Tiene como misión fundamental la de difundir y dar a conocer el rico contenido del Patrimonio Documental Español. Esta difusión la realiza principalmente mediante la producción de distintas bases de datos especializadas accesibles en línea.
- La Junta Superior de Archivos. Órgano consultivo de la Administración General del Estado con las siguientes funciones:-Elevar las propuestas que considere convenientes para la mejora de la investigación, conservación, enriquecimiento, protección y difusión de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y de los archivos.
-Asesorar e informar sobre las cuestiones relativas al Patrimonio Documental y los Archivos. - La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Sus funciones consisten en el estudio y dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.
- El Servicio de Reproducción de Documentos de Archivos Estatales. Es un centro dependiente de la Subdirección General de los Archivos Estatales que tiene como misión principal la reproducción del Patrimonio Documental como medida de seguridad para la conservación del mismo.
- El Instituto del Patrimonio Histórico. Sus funciones son:-Elaborar y ejecutar planes para la conservación y restauración de los bienes muebles e inmuebles del Patrimonio Histórico Español.
-Establecer las líneas prioritarias de investigación en criterios, métodos y técnicas de conservación y restauración de dicho Patrimonio.
-Procesar, archivar y difundir la documentación disponible sobre patrimonio histórico, generada en la elaboración de los trabajos realizados.
-Formar técnicos y especialistas que atiendan a los fines del Instituto.
-Promocionar y fomentar los proyectos de investigación arqueológica española en el exterior.
-Proponer convenios con otras administraciones y entidades públicas o privadas necesarias para el desarrollo de sus funciones. - El Consejo del Patrimonio Histórico. Sus funciones son:-Conocer los programas de actuación, tanto estatales como regionales, relativos al Patrimonio Histórico Español, así como los resultados de los mismos.
-Elaborar y aprobar los Planes Nacionales de Información sobre el Patrimonio Histórico, que tienen como objeto fomentar la comunicación entre los diferentes servicios y promover la información necesaria para el desarrollo de la investigación científica y técnica.
-Elaborar y proponer campañas de actividades formativas y divulgativas sobre el Patrimonio Histórico.
-Informar de las medidas que se deben adoptar para asegurar la necesaria colaboración con objeto de cumplir los compromisos internacionales contraídos por España que afecten al Patrimonio Histórico Español.
-Informar sobre el destino de los bienes recuperados de la exportación ilegal.
-Emitir informes sobre los temas relacionados con el Patrimonio Histórico que el presidente someta a su consulta.
Cualquier otra función que, en el marco de la competencia del Consejo, se atribuya por alguna disposición legal o reglamentaria. - La Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio HIstórico Español. analiza y emite propuestas sobre:-Solicitudes de exportación de bienes culturales protegidos.
-Solicitudes de importación de bienes culturales protegidos.
-Adquisición de bienes culturales por parte del Estado que pasan a formar parte de la colección de museos, archivos y bibliotecas estatales.
- Archivos Nacionales, está formado por:
- Archivo General de Simancas, está compuesto por 28 secciones, con un total de 412 series. Las secciones responden a otras tantas instituciones de procedencia: los consejos, las secretarías, y sobre todo documentación de naturaleza hacendística.
- Archivo Histórico Nacional, creado en 1866 para dar cabida a los archivos de las órdenes e instituciones eclesiásticas suprimidas a raíz de la desamortización de Mendizábal. Con el tiempo se fueron agregando otros fondos de procedencia heterogénea, desde la Administración del Estado e instituciones, hasta archivos privados y colecciones.
- Archivo de la Corona de Aragón, Creado en 1180 para recoger la documentación de la monarquía aragonesa. A este núcleo originario se han añadido otros fondos como el de la Audiencia Territorial de Barcelona, fondos notariales, el Archivo del Real Patrimonio, …
- Archivo General de Indias, Fundado en 1485 con la idea de reunir en un solo depósito toda la documentación de los organismos centrales de gobierno de las posesiones de ultramar. Son casi 40 mil legajos, distribuidos en 13 secciones que abracan desde 1492 hasta 1892.
- Archivo General de la Administración, el Archivo General Central se crea en 1858 en el Palacio arzobispal de Alcalá de Henares. A este archivo remitieron, durante 80 años, sus documentos los ministerios y otros órganos administrativos. En el verano 1939, como secuela de la Guerra Civil, fue destruido por un incendio. Y es en 1969 cuando se crea su sucesor, el Archivo General de la Administración Civil.
- Archivos Regionales, lo componen:
- Archivo del Reino de Valencia, Creado por Felipe V para concentrar la documentación de las distintas instituciones forales, no se hizo efectivo hasta 1810 en que comenzaron a llegar algunos fondos y terminaron en 1959 con el ingreso de los registros de la contaduría de hipotecas. Actualmente su gestión depende de la CCVV.
- Archivo del Reino de Galicia, formado por los fondos de la Real Audiencia instituida en 1480 por los Reyes Católicos para la administración judicial de Galicia. Su gestión también ha sido transferida a la CCAA.
- Archivo del Reino de Mallorca, lo compone los fondos documentales de las instituciones del viejo reino balear desde el siglo XIII. Transferida su gestión al Gobierno Balear.
- Archivos de las Chancillerías de Valladolid y de Granada, son fondos judiciales que comienzan en el siglo XV y finalizan en 1834. En el caso de Granada su gestión ha sido transferida a la Junta de Andalucía.
- Archivos Históricos Provinciales, existen prácticamente en todas las provincias, y recogen:
• los fondos notariales de las mismas,
• las contadurías de hipotecas y
• la documentación de los servicios periféricos de la Administración estatal.
Decir que los archivos del poder ejecutivo, legislativo, judicial y los del ejército quedan fuera del sistema.
Los sistemas autonómicos
Prácticamente todas las comunidades autonómicas tienen sus sistemas archivísticos, bien mediante leyes de archivos, bien diluidos en las leyes de patrimonio histórico a imitación del Estado. Representan unas serie de aspectos en común, que son:
- Orgánicamente van a depender de la consejería que asume las competencias en materia de cultura.
- Los sistemas están integrados por órganos y por centros.
Entre los órganos se diferencian tres tipos:
• Los directivos: encargados de coordinar y diseñar las respectivas políticas sectoriales.
• Los consultivos: concebidos como organismos de asistencia y asesoramiento.
• Los servicios: que desarrollan aspectos concretos de las políticas archivísticas t ales como la restauración, microfilmación , etc.
En cuanto a los segundos, están constituidos por centros y redes de archivos desde dos perspectivas: los archivos públicos y los archivos de interés públicos (de propiedad privada pero que por contar con determinadas subvenciones y/o beneficios fiscales quedan integrados en el sistema respectivo).
- Todas las legislaciones contemplan el acceso de los ciudadanos a la documentación pública, así como el fomento y difusión de sus respectivos patrimonios documentales.
El sistema archivístico de Andalucía
El Sistema Andaluz de Archivos está configurado por una serie de órganos administrativos y consultivos competentes en materia de Archivos y Patrimonio Documental, así como en una red de Archivos que se integran, a su vez, por razón de su titularidad y gestión en subsistemas y redes, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos. Los órganos que lo componen son:
- Órganos administrativos y consultivosÓrganos CENTRALES:
- Consejería de Cultura.
La Consejería de Cultura tiene encomendadas las funciones de fijar la política, la planificación y las directrices en materia de Archivos y Patrimonio Documental en Andalucía, tareas que han quedado plasmadas en los Planes Generales redactados hasta la fecha y cuyos contenidos han establecido las directrices y los objetivos a conseguir en dichas materias. En concreto, a lo largo de los últimos años de la Consejería de Cultura ha potenciado la labor de servicio público que realizan los Archivos de nuestra Comunidad, consolidando todas aquellas actuaciones encaminadas a mejorar su gestión y la calidad de sus servicios a través de la elaboración de un adecuado marco normativo, la mejora de sus infraestructuras, la ampliación de los recursos humanos disponibles y el establecimiento de toda una serie de medidas de fomento encaminadas a mejorar las condiciones de conservación y acceso del Patrimonio Documental Andaluz.
- Dirección General del Libro y del Patrimonio Bibliográfico y Documental
- Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico
- Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos
- Comisión Coordinadora del Sistema Andaluz de Archivos - Órganos PERIFÉRICOS:- Delegaciones Provinciales de la Consejería de Cultura
También se configura como una red de centros públicos y privados. Para ello, cuenta con un censo de archivos que concentra la información de los Archivos ubicados en esta Comunidad, con independencia de su titularidad, pertenencia a personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza y a su situación de integración en el Sistema Archivístico de Andalucía. Es un instrumento para la identificación y difusión de los Archivos que custodian patrimonio documental de Andalucía y en él se recoge la información básica y esencial para saber sobre estas instituciones y sobre los documentos, fondos y colecciones que conservan, así como sobre los órganos de quienes dependen, el lugar dónde se ubican y la historia de su creación.
La tipología de los archivos de los que ofrecemos información es por tanto muy amplia, abarcando los Archivos Centrales de las Consejerías de la Junta de Andalucía y sus entes instrumentales, el Archivo General de Andalucía, los Archivos Históricos Provinciales, los Archivos Municipales y de Diputaciones, los Archivos de distrito notarial...
La Consejería de Cultura lleva a cabo la elaboración y coordinación de este censo, desde que en 1995 se estableciera un acuerdo con el Ministerio de Cultura para tal fin en ejecución de lo dispuesto en la Ley 3/1984, de 9 de enero de Archivos y en la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español. Establecidas la metodología y sistematización de los trabajos, los primeros datos fueron publicados en 1997, pudiendo ser consultados vía Internet un año después.
Según el tipo de derecho al que se adscribe el organismo productor de archivos, tenemos:
- Archivos Integrados en el Sistema Andaluz de Archivos
- Archivos No Integrados en el Sistema Andaluz de Archivos
Según el ciclo vital o distintas edades de los documentos:
- Archivos de Gestión
- Archivos Centrales.
- Archivos Intermedios.
- Archivos Históricos.
Según el valor de la información que contienen los documentos:
- Archivos Administrativos.
- Archivos Históricos.
Según su metodología y características del materia:
- Archivos tradicionales
- “Nuevos archivos”
-Archivos orales o sonoros: todos los documentos que se registran en soporte sonoro.
-Archivos audiovisuales: conjunto de documentos donde se combina la imagen, que suele ser animada, con los sonidos.
-Archivos informáticos: conjunto de documentos que resultan de la informatización de determinadas tareas burocráticas y administrativas.
Ejemplo: Estadísticas, Gestión de personal (concretamente nóminas), Asuntos...
- Archivos electrónicos: registros procedentes de la utilización de la tecnología de redes.
