Tema 4: el archivo como sistema

• Definición de sistema de archivo.
• Sistema de archivo español, reflejo en la Constitución de 1978. Competencias repartidas entre el Estado y las CCAA.
• CCAA, sus competencias en archivos y organismos propios.
• Se recogen en la

- Ley de Patrimonio Histórico de 1985.

- Ley de Archivos de Andalucía.

• Organización del sistema archivístico español.
• Sistema archivístico español, el Ministerio de Cultura se lo encomienda a la Dirección General del libro, archivo y biblioteca.
• Lo desarrolla a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales.
• Función de la Subdirección de los Archivos Estatales.

Estructuras del sistema archivístico estatal:

Órganos:

- Centro de información documental de archivo.

- Junta superior de archivos.

- Comisión superior calificadora de documentos administrativos.

- Servicio de reproducción de documentos de archivos estatales.

- Instituto del patrimonio histórico.

- Consejo del patrimonio histórico.

- Junta de calificación, valoración y exportación de bienes del patrimonio histórico español.

Centros:

- Archivos nacionales. ( Archivo General de Simancas, Archivo Histórico Nacional, Archivo de la Corona de Aragón, Archivo General de Indias, Archivo General de la Administración)

- Archivos regionales. ( Archivo del Reino de Valencia, del Reino de Galicia, del Reino de Mallorca, de las Chancillerías ( Granada y Valladolid)).

- Archivos históricos provinciales.

• Características del sistema de archivísticos de las CCAA.
• Sistema Archivístico de Andalucía.

Órganos:

- Consejería de cultura.

- Centro coordinador andaluz de archivos.

- Centro coordinador provincial de archivos.

- Comisión asesora de archivos.

Centros.

según el tipo de derecho al que se adscribe el organismo que produce el archivo:

• los que se adscriben al Derecho Público.
• al Derecho Privado.

según el ciclo vital o distintos edades de los documentos:

• archivos de gestión.
• centrales.
• intermedios.
• históricos.

según el valor de información que contienen los documentos:

• archivos administrativos.
• históricos.

según su metodología y características del material:

• archivos tradicionales.
• nuevos archivos.

Los profesionales

Ante las nuevas tecnologías, se requiere un profesional que sepa su manejo, por lo que debe surgir la interdisciplinariedad. La misión de estos profesionales, en cierto modo, variará o desaparecerá definitivamente con respecto a estas nuevas tecnologías. Las características atípicas que tiene esta profesión ha hecho que no se defina como tal. Esta indefinición puede desaparecer gracias a los documentos electrónicos. Entonces se va a sustituir el llamado ciclo de vida de los registros por el de flujo continuo de registros ( records continuum). Que haya un concenso respecto a los fundamentos teóricos y análisis de métodos y principios, es imprescindible para lograr una imagen definitiva del profesional.

Tema 3 : Historia de la Archivística

Historia de los archivos

Origen de los archivos en distintas épocas

1. Período prearchivística; no se defines los fondos documentales.
2. Período archivística; los fondos documentales tienen suficiente autonomía.

Según Robert H. Bautier, en el período prearchivístico se divide en:

• Antigüedad.
• Edad Media.
• Antiguo Régimen.
• Archivos como laboratorios de la Historia s. XIX hasta principios del s. XX.

Antigüedad

Hay muchos autores (Duranti, Mundet, Sandri) cada uno de ellos dicen que el tratamiento de los documentos empiezan en diferentes épocas. Otros teóricos radicales ,I. A. Penn y colaboradores, dicen que los primeros registros son los de la civilización sumeria.

La identificación será a través de símbolos. Y se localiza en sudeste de Mesopotamia.

En las excavaciones de Ugarit se ponen al descubierto archivos reales (documentación de carácter diplomático, financiero y administrativo).

El Nuevo Imperio creó y gestionó registros. Todo esto fue muy importante para el futuro. Se gestionó en tablilla de arcilla.

Civilizavión egipcia (época faraónica y ptolémica..) Su nuevo soporte el papiro, esto supuso nuevos métodos de control.

Grecia y Roma

• archeion (griegos)
• tabularium (romanos)

ambos proceden de fuentes indirectas.

sus características

• surge el archivo como entidad propia.
• también servidores específicos.
• tiene doble utilidad.
• en ambos se comtemplan principio de autenticidad y rigor legal.
• el archivo público el más existente.
• los documentos eran creados y conservados por el gobierno,

diferencias

• el griego basado en ciudades independientes y surge unido a la democracia.
• el romano fuertemente centralizado y está reservado a los funcionarios.

Edad Media

El documento tiene doble sentido: útil y de lujo. El soporte es el pergamino y se da sólo en las cortes de los señores federales o monsaterios. Eran:

• depósito de recepción.
• depósito de expedición.

s. XII, el emperador Federico I Barbarroja desarrolló el primer programa de gestión de documentos. Determinó el uso del pergamino. Posteriormente, los cartularios sutituyeron a los originales.

s. XIII, supuso una evolución en la de las administraciones y cancillerías; la difusión y uso del papel y la sustitución del latín por las lenguas romances.

s.XII-XV, hay nuevos depósitos de registros e instituciones jurídicas. Aumento de documentos, esto acarrea los primeros problemas (almacenamiento y recuperación) lo que provoca el desarrollo de las primeras técnicas de tratamiento, vinculadas a las técnicas administrativas. Provoca todo esto el desarrollo de inventarios.

Antiguo Régimen.

• Hubo cambio en el funcionamiento de las administraciones.
• Creció la producción de documentos.
• Se usó más el papel.
• Hubo más educación y aprendizaje de la escritura.
• Aumento de los documentos en los círculos de estudio y culturales.
• s. XVII, más y mejores métodos para reunir archivos.
• s.XVIII, consolidación de la fractura administrativa europea.
• La Revolución Francesa desarrolló la estructura estatal centralizada.
• El pensamiento de la ilustración tuvo efectos negativos y positivos.
• Aumentó la formación profesional.
• Se crearon los Archivos Nacionales.
• s.XIX, desarrollo de las técnicas de reproducción.
• Definición de la profesión.
• II Guerra Mundial: se crea un proceso de aceleración en los archivos y su evolución. Las necesidades de la administración obliga a redefinir algunos de sus principios. Una cuestion fundamental que sí fue una revolución fue el nuevo tratamiento y gestión de documentos que inició EEUU con la

Records Management

• Es en EEUU donde se fragua la gestión de documentos.
• 1789-90, el primer Congreso de los EEUU dictó una legislación para almacenar documentos del Congreso Continental.
• 1810, se nombró el Comité Quincy para elaborar recomendaciones sobre las que se basará la legislación de archivo (Archives Act, 1810). Ésta llegó al sector privado.
• 1813 ,se prohibió la destrucción de documentos.
• 1877, el presidente Haves crea una comisión para examiniar documentos y edificios públicos.
• 1880, se autorizó a destruir algunos documentos.
• 1887-89, se crea un comité para tratar los problemas de tanta documentación. Surge una recomendación que se aprobaron en 1889 (General Records Dispesal).
• 1905, Roosevelt nombró el Comité Keep para hacer frente a problemas como formularios, correo, organización y eliminación de documentos.
• 1910, se creó la Comisión Taft, su propósito mejor funcionamiento de la administración.
• Principios del s. XX, los usuarios tuvieron problemas para acceder a fondos administrativos, en 1913 se quiso crear Archivos Nacionales, pero la 1ª GM paró el proyecto hasta 1934 se creó National Archives Act.
• 1936, se amplió el campo de actuación a las administraciones federales.
• 1939, gran preocupación por el crecimiento de los Archivos Nacionales.
• 1941, Walker reconoció oficialmente el record management.
• 1946, transferencias a los Archivos Nacionales disminuye aumenta el servicio de record centers.
• 1ª Comisión Hoover, director Emmet J. Leahy indicó algunas recomendaciones.
• 1949, se creó General Services Administration y Archives National pasó a NARS. En 1980 pasó a NARA.
• 1950, se aprobó Federal Records Act, definía record management.

Analizando la wikipedia

Pues analizando la wikipedia, he decidido buscar información sobre Biblioteconomía y Documentación, y lo cierto es que aparece una descripción de la misma un tanto pobre. Sólo en tres puntos habla de lo que consiste B y D. Los demás son enlaces, son temas relacionados pero no comenta nada que nos aporte más información, y el apartado véase, como sabéis nos remite a la propia wikipedia que a veces, como Archivística, la información es prácticamente nula.
Por otra parte, he buscado la palabra caballo y para mi asombro tiene mucha información, incluso tiene, en enlaces externos, una enciclopedia dedicado a este animal: su alimentación, cría, veterinario...
Esto da que pensar, o bien no se tiene información o no interesa que aparezca, o es que no se sabe mucho de ciertos temas. A mi parecer, creo que habría que tomarse más en serio lo de tener una encicloperia libre, para que podamos consultar todo tipo de información y no sólo la que quiera que se aparezca.
Asi que espero que con nuestro trabajo podamos aportar, al menos, un poco más de información de la que dispone la propia wikipedia y de esta forma, las personas que la busquen puedan encontrar lo deseado. Así pues, embarquemos en esta nueva aventura y que sea muy positiva.

Tema 2: estudio y evolución del tratamiento de los archivos

A continuación, en este apartado escribiré cuáles son, según mi parecer, los ítems principales del correspondiente tema son dos puntos esenciales:

1. La definición, comparación, similitud o diferencia de los términos registros, archivos y documentos.
2. Definición de documentos, aquí podemos encontrar la opinión de dos autores Schellenberg y Heredia Herrera, tienen un punto de vista diferente aunque hace la misma división de caracteres
   

según Schellenberg:
caracteres, entre lo que nos encontramos
- externo; clase, tipo, formato, cantidad o volumen y forma.
- interno; entidad productora, orígenes funcionales, fecha, lugar de producción y contenido sustantivo.

según Heredia Herrera:
- externo; materia escriptora o soporte, medio para fijar el contenido del documento, formato,
signos especiales y visibles.
- inertno; lengua empleada, autor, destinatario, formulario y clausura, contenido o mensaje.

También dentro de los documentos Schellenberg hace una distinción de documentos de archivos, da los puntos que los caracterizan:

• génesis
• exclusividad
• interrelacción
• unicidad
• unidad carácter seriado
• objetividad
  
• autenticidad

Aunque Michael Duchein dice que las carecterística para considerarlo como tal son:

• tener un nombre y existencia jurídica
• poseer atribuciones muy específicas (definidas por texto legal o reglamento)
• tener definida una posición dentro de la jerarquía.
• tener un jefe responsable.
• fijar su organización interna en un organigrama.

Dentro de estos documentos de archivo, se puede encontar un catálogo exhaustivo de los tipos de documentos que puede utilizar las Administraciones Públicas y son (se toma como referencia el Manual de documentos administrativos) los siguientes:

• documentos de:

- transmisión
- constancia
- juicio
- de los ciudadanos.

Algunos ejemplos de documentos que usan son:

• expendientes

- partes del mismo (documentos, carpetilla, extracto y relación de contenido).
- tramitación del expediente (iniciación, procedimiento, finalización y ejecución)

Otro tipo son la serie documental. Se encuentra definiciones de diferentes autores e incluye la del diccionario de terminología de archivística.

• clasificación
  

- criterios de clasificación (funcional, orgánica y por materia)

• ordenación

- ordenación (cronológica, alfabética, numérica)

• identificación, valoración y selección de serie documentales
• plantilla

- identificación
- valoración
- selección
- observación
- área de control.

Una vez sacado los puntos del correspondiente tema, el siguiente paso es saber qué referencias hace wikipedia y enciclopedia.us ( página de muy parecida estructura que la anterior) de estos puntos. He buscado en ambas la definición de archivo, registro y documento la información que me ha dado ha sido bastante escueta.

1. Archivos, wikipedia cuenta que es una palabra polisémica y recoge las tres acepciones que da el Consejo Internacional de Archivos, otra de A. Heredia y una tercera de la ley de Patrimonio Histórico Español. También dice cuáles son funciones, las etapas (archivo de gestión, central, intermedio e histórico). Y por último, recoge cuáles son los archivo que hay en España. En cuanto a Enciclopedia, sólo indica la definición.
2. Registros, tanto wikipedia como enciclopedia nos remite únicamente a los referidos a registro de sistema, civil, musical...
3. Documento, en enciclopedia da una sóla frase como definición, dentro de ésta se haya la palabra información la cual es un enlace que nos remite a dar más datos de dicha palabra. En wikipedia, es algo más completa da definición, características básicas, las típicas del soporte memorial e informacionales. También ofrece otros enlaces referidos a esta palabra.

En definitiva, la información que podamos buscar en cada una de estas páginas es muy pobre, parece ser que le falta aún muchos datos que recoger para poder dar así una buena aportación a la persona que haga una búsqueda en cualquiera de ellas.