Tema 2: estudio y evolución del tratamiento de los archivos

A continuación, en este apartado escribiré cuáles son, según mi parecer, los ítems principales del correspondiente tema son dos puntos esenciales:

1. La definición, comparación, similitud o diferencia de los términos registros, archivos y documentos.
2. Definición de documentos, aquí podemos encontrar la opinión de dos autores Schellenberg y Heredia Herrera, tienen un punto de vista diferente aunque hace la misma división de caracteres
   

según Schellenberg:
caracteres, entre lo que nos encontramos
- externo; clase, tipo, formato, cantidad o volumen y forma.
- interno; entidad productora, orígenes funcionales, fecha, lugar de producción y contenido sustantivo.

según Heredia Herrera:
- externo; materia escriptora o soporte, medio para fijar el contenido del documento, formato,
signos especiales y visibles.
- inertno; lengua empleada, autor, destinatario, formulario y clausura, contenido o mensaje.

También dentro de los documentos Schellenberg hace una distinción de documentos de archivos, da los puntos que los caracterizan:

• génesis
• exclusividad
• interrelacción
• unicidad
• unidad carácter seriado
• objetividad
  
• autenticidad

Aunque Michael Duchein dice que las carecterística para considerarlo como tal son:

• tener un nombre y existencia jurídica
• poseer atribuciones muy específicas (definidas por texto legal o reglamento)
• tener definida una posición dentro de la jerarquía.
• tener un jefe responsable.
• fijar su organización interna en un organigrama.

Dentro de estos documentos de archivo, se puede encontar un catálogo exhaustivo de los tipos de documentos que puede utilizar las Administraciones Públicas y son (se toma como referencia el Manual de documentos administrativos) los siguientes:

• documentos de:

- transmisión
- constancia
- juicio
- de los ciudadanos.

Algunos ejemplos de documentos que usan son:

• expendientes

- partes del mismo (documentos, carpetilla, extracto y relación de contenido).
- tramitación del expediente (iniciación, procedimiento, finalización y ejecución)

Otro tipo son la serie documental. Se encuentra definiciones de diferentes autores e incluye la del diccionario de terminología de archivística.

• clasificación
  

- criterios de clasificación (funcional, orgánica y por materia)

• ordenación

- ordenación (cronológica, alfabética, numérica)

• identificación, valoración y selección de serie documentales
• plantilla

- identificación
- valoración
- selección
- observación
- área de control.

Una vez sacado los puntos del correspondiente tema, el siguiente paso es saber qué referencias hace wikipedia y enciclopedia.us ( página de muy parecida estructura que la anterior) de estos puntos. He buscado en ambas la definición de archivo, registro y documento la información que me ha dado ha sido bastante escueta.

1. Archivos, wikipedia cuenta que es una palabra polisémica y recoge las tres acepciones que da el Consejo Internacional de Archivos, otra de A. Heredia y una tercera de la ley de Patrimonio Histórico Español. También dice cuáles son funciones, las etapas (archivo de gestión, central, intermedio e histórico). Y por último, recoge cuáles son los archivo que hay en España. En cuanto a Enciclopedia, sólo indica la definición.
2. Registros, tanto wikipedia como enciclopedia nos remite únicamente a los referidos a registro de sistema, civil, musical...
3. Documento, en enciclopedia da una sóla frase como definición, dentro de ésta se haya la palabra información la cual es un enlace que nos remite a dar más datos de dicha palabra. En wikipedia, es algo más completa da definición, características básicas, las típicas del soporte memorial e informacionales. También ofrece otros enlaces referidos a esta palabra.

En definitiva, la información que podamos buscar en cada una de estas páginas es muy pobre, parece ser que le falta aún muchos datos que recoger para poder dar así una buena aportación a la persona que haga una búsqueda en cualquiera de ellas.